Ordförande och webbansvarig

Thomas Ejnefjäll (ordforande@skogsbarens.org)

Kassör och snöansvarig

Monica Andersson (kassor@skogsbarens.org) 070 – 738 84 27

Sekreterare

Sven-Erik Axelsson (sekreterare@skogsbarens.org)

Underhållsansvarig

Håkan Alderud (hakan.alderud@skogsbarens.org)

Material- och VA-ansvarig

Bengt Eriksson (bengt.eriksson@skogsbarens.org)

El-, brandskydds- och tvättstugeansvarig

Fredrik Pettersson (fredrik.pettersson@skogsbarens.org)

Sopansvarig

Helena Åhlander (helena.ahlander@skogsbarens.org)

E-post till samtliga i styrelsen (styrelsen@skogsbarens.org)

REVISORER

Ordinarie

Carl Gustav Bondesson (revisor1@skogsbarens.org)

Göran Sörner (revisor2@skogsbarens.org)

E-post till båda revisorerna (revisorer@skogsbarens.org)

Suppleanter

Stefan Berg och Dörthe Berg

ARBETSFÖRDELNING STYRELSEN

Ledamöter

  • Rapporterar planerade och utförda aktiviteter till övriga i styrelsen.
  • Dokumenterar sådant som inte dokumenteras i styrelseprotokoll på ett sådant sätt att det är tillgängligt för övriga i styrelsen och bevaras för kommande styrelser.
  • Deltar i styrelsearbetet.
  • Meddelar kassören när något köps in, beställs eller upphandlas. Attesterar sedan faktura eller kvitto med namnteckning.
  • Tar in anbud från minst två leverantörer vid inköp över 10 000 kr.
  • Omprövar upphandlade tjänster med nya anbud minst vart femte år men gärna efter tre år.
  • Läser och besvarar e-post inom tre dagar under normala omständigheter.
  • Påtalar och ingriper om styrelsearbetet inte fungerar eller om ärenden faller mellan stolarna.

Ordförande

  • Kallar till styrelsemöte minst fem dagar innan möte.
  • Skriver och skickar ut dagordning minst fem dagar innan styrelsemöte.
  • Leder styrelsemöten.
  • Ansvarar för att tidigare beslut följs upp på kommande styrelsemöten.
  • Skriver informationsutskick kring motioner inför föreningsstämma (årsmöte).
  • Skriver förslag till kallelse, dagordning, verksamhetsberättelse till föreningsstämman (årsmöte).
  • Informerar valberedningen om vakanta platser inför föreningsstämma (årsmöte).
  • Ansvarar för att frågor till styrelsen besvaras skyndsamt.
  • Skriver nyhetsbrev fyra gånger per år.
  • Frågar övriga ledamöter via e-post när beslut behöver fattas och det inte finns tid att kalla och hålla styrelsemöte.
  • Välkomnar nyinflyttade till samfälligheten.
  • Underhåller förteckning över samfällighetens nycklar.
  • Kallar revisorerna till styrelsemöte vid extraordinära händelser eller andra händelser som medför att budget behöver ändras.

Kassör

  • Gör utbetalningar och se till så att fordringar betalas in.
  • Sköter löpande bokföring och ser till så att verifikationer finns för alla in- och utbetalningar.
  • Ser till att föreningens skatter och avgifter betalas.
  • Lämnar kontrolluppgifter till Skatteverket.
  • Rapporterar fakturerad vattenförbrukning till VA-ansvarig.
  • Rapporterar fakturor kring sophantering till sopansvarig.
  • Gör bokslut.
  • Fungerar som kontaktperson mot samfällighetens bank.
  • Skapar budgetförslag utifrån styrelsens beslut.
  • Lämnar budgetunderlag till styrelsen.
  • Bjuder in revisorerna att granska bokföringen efter bokslut.
  • Ser till att föreningen har ett ordentligt försäkringsskydd.
  • Distribuerar avier för kvartalsavgifter och utnyttjande av gemensam tvättstuga.
  • Hämtar bokningslistor från tvättstugan och ser till så att det finns bokningslistor i tvättstugan.
  • Sammanställer och digitaliserar vattenavläsning från samtliga fastigheter två gånger per år.

Sekreterare

  • Skriver ut dagordning till styrelsemöten.
  • Skriver protokoll vid styrelsemöten och ansvarar för att samtliga beslut protokollförs.
  • Skickar ut protokoll från styrelsemöten till övriga styrelsen via e-post senast en vecka efter mötet (för synpunkter).
  • Publicerar protokoll från styrelsemöten på hemsidan senast två veckor efter mötet.
  • Arkiverar underskrivna protokoll.
  • Distribuerar nyhetsbrev, kallelse och underlag till föreningsstämma (årsmötet) och övriga utskick till samtliga hushåll.
  • Anmäler/uppdaterar kontaktpersoner till Lantmäteriet och Villaägarna.

VA-ansvarig

  • Läser av inkommande vatten och motionerar ventiler minst fyra gånger per år (31/3, 31/6, 31/9, 31/12).
  • Läser av inkommande vatten nattetid vid misstanke om vattenläcka.
  • Verifierar avlästa värden mot fakturor från kommunen.
  • Diskuterar behov av slamsugning och/eller spolning av brunnar med de olika kvarteren och beställer slamsugning och/eller spolning vid behov.
  • Sammanställer och digitaliserar vattenavläsning från samtliga fastigheter två gånger per år och lämnar uppgifterna till kassör.

Materialansvarig

  • Upprätthåller aktuell förteckning över samfällighetens material med tillhörande plats.
  • Köper in material till samfälligheten vid behov.
  • Beställer containrar till städdagarna.
  • Beställer sand till samfällighetens sandlådor till vårens städdag vartannat år.
  • Hyr utrustning för att sopa grus från gräsmattor till vårens städdag.
  • Kör kasserat material till återvinning.

El- och tvättstugeansvarig

  • Inspekterar gatlyktor minst fyra gånger per år och rapporterar felaktigheter.
  • Inspekterar belysning på garage och byter lampor vid behov.
  • Inspekterar samfällighetens tvättstuga en gång per månad.

Underhållsansvarig

  • Ansvarar för att hålla underhållsplanen aktuell.
  • Dokumenterar utförda underhållsåtgärder, både sådant som köps in av hantverkare men även sådant som utförts av medlemmar.
  • Kontaktar besiktningsman och hantverkare för besiktning och/eller åtgärder av samfällighetens byggnader och grönområden vid behov.
  • Utvärderar arbeten som ålagts enskilda kvarter.
  • Ansvarar för att lekparker inspekteras ur säkerhetssynpunkt minst en gång per år.
  • Kontinuerligt diskuterar underhållsbehov med kvartersombud och boende på de olika kvarteren.

Brandskydds-, snö- och sopansvarig

  • Kontinuerligt undersöker behov och dimensionering av olika sopkärl.
  • Beställer tvättning av kompostkärl minst en gång per år och för övriga kärl vid behov.
  • Kontaktar kommunen vid utebliven sophämtning.
  • Ansvarar för att batteriboxar töms.
  • Kontrollerar fakturor från kommunen kring sophantering och kontaktar kommunen vid felaktigheter.
  • Fungerar som kontaktperson mot företag som ansvarar för snöröjning i samfälligheten.
  • Tillsammans med företag anlitade för snöröjning inspekterar samfällighetens områden innan och efter snöröjningssäsongen.
  • Ansvarar för att garage och kvartershus inspekteras ur brandskyddssynpunkt minst en gång per år.
  • Ansvarar för att samfällighetens medlemmar informeras om brandskyddsregler gällande garage och kvartershus.

Webbansvarig

  • Fungerar som kontaktperson mot samfällighetens webbhotell.
  • Ansvarar för att hemsidan innehåller uppdaterad och korrekt information.
  • Informerar om styrelsens arbete via hemsidan.
  • Uppdaterar e-postadresser och e-postlistor för styrelse, kvartersombud och revisorer.
  • Uppdaterar tillgång till den digitala arbetsytan.

REVISORER

Revisor
Revisor granskar löpnade under året:

  • Att stadgar följs.
  • Styrelsens förvaltning, dvs att nödvändiga beslut har fattats och att beslut utförs.

Revisor granskar efter bokslut:

  • Verifikationer så att de är riktiga och har bokförts på ett korrekt sätt.
  • Bokföringen i övrigt och ser så den stämmer med verkligheten.
  • Att budgetuppföljning görs.
  • Balans och resultaträkning.
  • Verksamhetsberättelsen.
  • Delägarförteckningen så att den är aktuellt.
  • Föreningens försäkringar.