Ordförande, webb- och laddinfrastrukturansvarig

Thomas Ejnefjäll (ordforande@skogsbarens.org)

Kassör

Monica Andersson (kassor@skogsbarens.org) 070 – 738 84 27

Sekreterare och laddinfrastrukturgruppen

Sven-Erik Axelsson (sekreterare@skogsbarens.org)

Material- och underhållsansvarig och kontaktperson mot entreprenör i laddinfrastrukturprojektet

Bengt Eriksson (bengt.eriksson@skogsbarens.org)

El- och tvättstugeansvarig och brandskyddsansvarig

Fredrik Pettersson (fredrik.pettersson@skogsbarens.org)

Snö-, sop- och VA-ansvarig och kontaktperson mot entreprenör i laddinfrastrukturprojektet

Christer Danielsson (christer.danielsson@skogsbarens.org)

Suppeant

Saliba Yonan (saliba.yonan@skogsbarens.org)

E-post till samtliga i styrelsen (styrelsen@skogsbarens.org)

REVISORER

Ordinarie

Carl Gustav Bondesson (revisor1@skogsbarens.org)

Dick Lundberg (revisor2@skogsbarens.org)

E-post till båda revisorerna (revisorer@skogsbarens.org)

Suppleanter

Stefan Berg och Dörthe Berg

ARBETSFÖRDELNING STYRELSEN

Ledamöter

• Rapporterar planerade och utförda aktiviteter till övriga i styrelsen.
• Dokumenterar sådant som inte dokumenteras i styrelseprotokoll på ett sådant sätt att det är tillgängligt för övriga i styrelsen och bevaras för kommande styrelser.
• Deltar i styrelsearbetet.
• Meddelar kassören när något köps in, beställs eller upphandlas. Attesterar sedan faktura eller kvitto med namnteckning.
• Tar in anbud från minst två leverantörer vid inköp över 10 000 kr.
• Omprövar upphandlade tjänster med nya anbud minst vart femte år men gärna efter tre år.
• Läser och besvarar e-post inom tre dagar under normala omständigheter.
• Påtalar och ingriper om styrelsearbetet inte fungerar eller om ärenden faller mellan stolarna.

Ordförande

• Kallar till styrelsemöte minst fem dagar innan möte.
• Skriver och skickar ut dagordning minst fem dagar innan styrelsemöte.
• Leder styrelsemöten.
• Ansvarar för att tidigare beslut följs upp på kommande styrelsemöten.
• Skriver informationsutskick kring motioner inför föreningsstämma (årsmöte).
• Skriver förslag till kallelse, dagordning, verksamhetsberättelse till föreningsstämman (årsmöte).
• Informerar valberedningen om vakanta platser inför föreningsstämma (årsmöte).
• Ansvarar för att frågor till styrelsen besvaras skyndsamt.
• Skriver nyhetsbrev fyra gånger per år.
• Frågar övriga ledamöter via e-post när beslut behöver fattas och det inte finns tid att kalla och hålla styrelsemöte.
• Välkomnar nyinflyttade till samfälligheten.
• Underhåller förteckning över samfällighetens nycklar.
• Kallar revisorerna till styrelsemöte vid extraordinära händelser eller andra händelser som medför att budget behöver ändras.

Kassör

• Gör utbetalningar och se till så att fordringar betalas in.
• Sköter löpande bokföring och ser till så att verifikationer finns för alla in- och utbetalningar.
• Ser till att föreningens skatter och avgifter betalas.
• Lämnar kontrolluppgifter till Skatteverket.
• Rapporterar fakturerad vattenförbrukning till VA-ansvarig.
• Rapporterar fakturor kring sophantering till sopansvarig.
• Gör bokslut.
• Fungerar som kontaktperson mot samfällighetens bank.
• Skapar budgetförslag utifrån styrelsens beslut.
• Lämnar budgetunderlag till styrelsen.
• Bjuder in revisorerna att granska bokföringen efter bokslut.
• Ser till att föreningen har ett ordentligt försäkringsskydd.
• Distribuerar avier för kvartalsavgifter och utnyttjande av gemensam tvättstuga.
• Hämtar bokningslistor från tvättstugan och ser till så att det finns bokningslistor i tvättstugan.
• Sammanställer och digitaliserar vattenavläsning från samtliga fastigheter två gånger per år.

Sekreterare

• Skriver ut dagordning till styrelsemöten.
• Skriver protokoll vid styrelsemöten och ansvarar för att samtliga beslut protokollförs.
• Skickar ut protokoll från styrelsemöten till övriga styrelsen via e-post senast en vecka efter mötet (för synpunkter).
• Publicerar protokoll från styrelsemöten på hemsidan senast två veckor efter mötet.
• Arkiverar underskrivna protokoll.
• Distribuerar nyhetsbrev, kallelse och underlag till föreningsstämma (årsmötet) och övriga utskick till samtliga hushåll.
• Anmäler/uppdaterar kontaktpersoner till Lantmäteriet och Villaägarna.

VA-ansvarig

• Läser av inkommande vatten och motionerar ventiler minst fyra gånger per år (31/3, 31/6, 31/9, 31/12).
• Läser av inkommande vatten nattetid vid misstanke om vattenläcka.
• Verifierar avlästa värden mot fakturor från kommunen.
• Beställer spolning av avloppsledningen mellan Blåbärsvägen 5 och Blåbärsvägen 11/13 årligen då stamledningen här sjunkit ca 15 cm till följd av en tidigare vattenläcka.
• Diskuterar behov av slamsugning och/eller spolning av övriga brunnar med de olika kvarteren och beställer slamsugning och/eller spolning vid behov.

Materialansvarig

• Upprätthåller aktuell förteckning över samfällighetens material med tillhörande plats.
• Köper in material till samfälligheten vid behov.
• Beställer containrar till städdagarna.
• Beställer sand till samfällighetens sandlådor till vårens städdag vartannat år.
• Hyr utrustning för att sopa grus från gräsmattor till vårens städdag.
• Kör kasserat material till återvinning.

El- och tvättstugeansvarig

• Inspekterar gatlyktor minst fyra gånger per år och rapporterar felaktigheter.
• Inspekterar belysning på garage och byter lampor vid behov.
• Inspekterar samfällighetens tvättstuga en gång per månad.

Underhållsansvarig

• Ansvarar för att hålla underhållsplanen aktuell.
• Dokumenterar utförda underhållsåtgärder, både sådant som köps in av hantverkare men även sådant som utförts av medlemmar.
• Kontaktar besiktningsman och hantverkare för besiktning och/eller åtgärder av samfällighetens byggnader och grönområden vid behov.
• Utvärderar arbeten som ålagts enskilda kvarter.
• Ansvarar för att lekparker inspekteras ur säkerhetssynpunkt minst en gång per år.
• Kontinuerligt diskuterar underhållsbehov med kvartersombud och boende på de olika kvarteren.
• Fungerar som kontaktperson mot person/företag som ansvarar för gräsklippning i samfälligheten.

Brandskydds- och sopansvarig

• Kontinuerligt undersöker behov och dimensionering av olika sopkärl.
• Beställer tvättning av kompostkärl minst en gång per år och för övriga kärl vid behov.
• Kontaktar kommunen vid utebliven sophämtning.
• Ansvarar för att batteriboxar töms.
• Kontrollerar fakturor från kommunen kring sophantering och kontaktar kommunen vid felaktigheter.
• Ansvarar för att garage och kvartershus inspekteras ur brandskyddssynpunkt minst en gång per år.
• Ansvarar för att samfällighetens medlemmar informeras om brandskyddsregler gällande garage och kvartershus.

Snöansvarig

• Upphandlar företag för snöröjning.
• Fungerar som kontaktperson mot företag som ansvarar för snöröjning i samfälligheten.
• Tillsammans med företag anlitade för snöröjning inspekterar samfällighetens områden innan och efter snöröjningssäsongen.

Webbansvarig

• Fungerar som kontaktperson mot samfällighetens webbhotell.
• Ansvarar för att hemsidan innehåller uppdaterad och korrekt information.
• Informerar om styrelsens arbete via hemsidan.
• Uppdaterar e-postadresser och e-postlistor för styrelse, kvartersombud och revisorer.
• Uppdaterar tillgång till den digitala arbetsytan.
• Fjärravläser samtliga vattenmätare vid halv- och helårsskifte.
• Fjärravläser vattenmätare när boende flyttar.
• Sammanställer vattenavläsning från samtliga fastigheter två gånger per år och lämnar uppgifterna till kassör.

Laddinfrastrukturansvarig

• Leder arbetsgruppen för laddinfrastruktur och dess möten.
• Kallar till arbetsmöten minst fem dagar innan möte.
• Ansvarar för att tidigare beslut följs upp på kommande möten.

REVISORER

Revisor
Revisor granskar löpnade under året:

• Att stadgar följs.
• Styrelsens förvaltning, dvs att nödvändiga beslut har fattats och att beslut utförs.

Revisor granskar efter bokslut:

• Verifikationer så att de är riktiga och har bokförts på ett korrekt sätt.
• Bokföringen i övrigt och ser så den stämmer med verkligheten.
• Att budgetuppföljning görs.
• Balans och resultaträkning.
• Verksamhetsberättelsen.
• Delägarförteckningen så att den är aktuellt.
• Föreningens försäkringar.